Zapraszamy do przeczytania wywiadu z Elą i poznania zawodu Specjalisty ds. zarządzania projektami – Project Managera.

Asia: Elu na czym polega Twoja praca jako Project Managera?

Ela: Moim podstawowym zadaniem jako PMa jest realizacja projektu dla klienta w określonym czasie i budżecie, ale również budowanie długofalowych, wieloletnich relacji z klientami.

W praktyce realizacja pojedynczego projektu rozpoczyna się od przesłanego przez klienta zapytania ofertowego na wykonanie określonego produktu (np. zasilacza, lampy ledowej). Pierwszym etapem jeszcze przed formalnym przygotowaniem oferty, jest dobór zespołu oraz sprawdzenie posiadanego zaplecza technicznego i technologicznego potrzebnego do realizacji nowego projektu. W ofercie bierzemy pod uwagę koncepcję urządzenia, plan działania, koszty projektu, a także cenę wyrobu końcowego w zależności od wielkości produkcji.

Jako PM mam w tym procesie dwa najważniejsze cele – niezależnie od etapu projektu koncentruję się na budżecie i realizacji projektu w czasie, czyli kontroluję, aby żadnego z nich nie przekroczyć.

Asia: Ile trwa przeciętnie projekt i kiedy jest zakończony?

Ela: Najczęściej projekt trwa około rok, ale są również bardziej złożone trwające np. 2 lata. Najdłuższy jaki prowadziłam, to był projekt trzyletni.

Dla mnie projekt jest zakończony, w momencie gdy klient zatwierdza produkt do produkcji masowej. Dalsze etapy to industrializacja – czyli właśnie wdrożenie do produkcji, a następnie produkcja masowa, nad którą czuwa już Inżynier Produktu.

Klienci cenią sobie współpracę projektantów i zespołów odpowiedzialnych za wdrażanie produktu do produkcji masowej (w fabryce), ponieważ daje im to możliwość wcześniejszego rozpoczęcia rozmów na temat procesu montażu oraz testerów niezbędnych do zapewnienie jakości produktów, co finalnie skraca czas potrzebny na uruchomienie produkcji.

Asia: Jakie są etapy projektu?

Ela: Można wydzielić kilka takich etapów:

Pierwszy to etap M0.0 czyli Wycena (wybór zespołu dla danego projektu, analiza wymaganych parametrów produktu, koncepcji, założeń, szacowanie kosztów oraz czasu trwania projektu).

Opcjonalnie realizowany jest etap M1.0 nazywany Proof of concept / (feasibility study) lub bardziej po polsku Studium Wykonalności, który dostarcza informacji na temat możliwości technicznych proponowanych rozwiązań.

Kolejny etapy to:

M1.1 Projektowanie Run A. Obejmuje projektowanie  hardware/ software/ mechanika, budowę prototypów RunA, na których przeprowadzane są testy funkcjonalne, wstępne badania EMC i środowiskowe.

M1.2 Projektowanie RunB. Etap ten pozwala na dopracowanie projektu w oparciu o wyniki testów z etapu M1.1. Prototyp RunB często jest traktowany jako pre-pilot czyli zerowa seria weryfikacyjna w produkcji. Wszystkie wymagane funkcjonalności powinny być zaimplementowane a problemy rozwiązane na tym etapie. W czasie testów prototypów RunB przeprowadzana jest finalna weryfikacji założeń i wymagań produktu.

M1.3 Certyfikacja produktu (urządzenia) w laboratoriach zewnętrznych zgodnie z wymaganiami rynku na jaki trafi (np. europejski, japoński, amerykański, indyjski).

M2.0 NPI, czyli etap wdrożenia do produkcji obejmuje zakup komponentów, przygotowanie procesu montażowego, narzędzi oraz testerów.

Asia: Z jakim trudnościami spotyka się osoba na Twoim stanowisku?

Ela: Największym wyzwaniem dla mnie jest realizacja projektu w założonym terminie. Niekiedy pojawiają się nieprzewidziane sytuacje. Przykładowo wprowadzane zmiany przez klienta w trakcie trwania projektu, kiedy nowa, nawet drobna funkcjonalność może skutkować zwiększeniem kosztów, czy też przesunięciem terminu zakończenia prac. Opóźnienia mogą wynikać także z przedłużających się testów urządzenia, które zajmują więcej czasu niż szacowaliśmy. Wtedy rolą moją jako PM jest poinformowanie o tym klienta. Z doświadczenia wiem, że najlepiej jest informować klienta na bieżąco nie tyko o problemach ale i o rozwiązaniach jakie proponujemy.

Komunikacja z zespołem i z klientem odgrywa kluczową rolę. Trzeba znaleźć złoty środek, gdzie jesteśmy elastyczni dla klienta, a gdzie są granice budżetu i czasu realizacji projektu.

Asia: Czy PM potrzebuje wiedzy technicznej?

Ela: Na pewno wiedza pomaga, ale można realizować projekty bez backgroundu technicznego. Ja większość projektów mam takich, które znam od strony technicznej, ale też jeden projekt, w którym na poziomie technicznym moja wiedza nie jest wystarczająca.

Mając tzw. „background techniczny” można lepiej zrozumieć projekt i wejść w polemikę w trakcie spotkań zespołu realizującego (projektowego), czy z klientem. Mając wiedzę, łatwiej także znaleźć moment kiedy zakończyć dyskusję, bo np. zbyt szczegółowo weszliśmy w dane zagadnienie i tracimy czas.

Asia: Jakich umiejętności potrzebuje osoba w tym zawodzie?

Ela: Na pewno potrzeba dobrej organizacji pracy, systematyczności, odporności na stres, umiejętności tzw. interpersonalnych czy negocjowania z zespołem lub z klientem. Oczywiście wykorzystujemy różne metodyki pracy, ale w dużej mierze jest to praca intuicyjna. Bardzo ważne są kompetencje miękkie, które ułatwiają współpracę w zespole projektowym.

Asia: Jeśli chodzi o wspomniane metodyki pracy, to które warto przyswoić?

Ela: Najbardziej tradycyjna to metodyka PRINCE2 inaczej metodyka kaskadowa i w dużej mierze osobiście z niej korzystam. Popularne są też metodyki Agile, czy Agile PM czyli podejście zwinne do zarządzania projektami. W praktyce łączymy zwykle różne metody, tak aby najbardziej dopasować istniejące narzędzia do naszych projektowych potrzeb i specyfiki branży. Niezależnie od przyjętej metodyki pracy, najważniejszy jest cel, czyli realizacja projektu w określonym czasie i budżecie.

Asia: Jak to się stało, że wybrałaś zawód PMa?

Ela: Można powiedzieć, że zawód wybrał mnie ? Z wykształcenia jestem inżynierem mechanikiem i od takiego stanowiska zaczynałam pracę w Fideltroniku. Byłam wtedy odpowiedzialna za wdrażanie nowych produktów, czyli za etap NPI. Później w 2007 roku zmieniłam stanowisko na Lidera Technicznego. PMem zostałam 5 lat temu i był to dla mnie kolejny etap rozwoju zawodowego. Na stanowisku tym podoba mi się różnorodność pracy, poznawanie nowych ludzi, budowanie relacji, a także różnice kulturowe, które poznaję podczas pracy z klientami zagranicznymi.

Asia: Mówi się, że postępujące z dnia na dzień zmiany technologiczne tak bardzo zmienią rynek pracy, że za 10 lat większość z nas będzie musiała znaleźć nowy zawód. Czy według Ciebie zawód PMa będzie potrzebny?

Myślę, że zawód PMa przetrwa, ale będzie musiał nieco ewoluować. Sporą część zadań – jak np. mierzenie postępów pracy może przejąć system, ale nie wyobrażam sobie sytuacji, że projekt może być efektywnie prowadzony bez osoby, która jest pomostem pomiędzy zespołem projektowym a klientem.

Asia: Ela bardzo dziękuję za wywiad!